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IT外包的思考及應對外包的發展和多樣的形式



       "維斯塔斯風力技術有限公司亞太區IT總監牛曉峰這樣說。有著十五年以上IT經驗,曾任多家企業信息化管理主管的他,參與多項全球性外包項目,經歷多種不同外包模式,十分專注供應商關系管理。

  隨著IT技術的不斷成熟和發展,越來越滲透到企業的核心業務中,成為貫穿企業整個價值鏈的重要工具。但市場競爭的加劇,讓企業對IT可靠性、可用性、快速適應性也提出越來越高的要求,這與企業要求較低的IT運營成本,高效的工作效率,專業的技術支持能力存在著巨大的矛盾。因此,外包服務以其有效減低成本、增強企業的核心競爭力等特性,成為越來越多企業采取的一項重要的商業措施。

  "對新時代的IT人來說,可謂趕上一個最好的時代,也是最壞的時代,面臨的挑戰前所未有。"維斯塔斯風力技術有限公司亞太區IT總監牛曉峰這樣說。有著十五年以上IT經驗,曾任多家企業信息化管理主管的他,參與多項全球性外包項目,經歷多種不同外包模式,十分專注供應商關系管理。他認為,作為新時代的IT管理者,除了IT技術知識,還要精通業務流程,和財務、法務等綜合知識,并通過良好的溝通、談判能力,善用IT外包,充分調動內外部資源協同,才能有效實現IT助力業務運營,減少企業成本。

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  我們為什么需要應用外包

  信息技術的廣泛性、復雜性決定了企業不可能配備太多技術很全面的專業人員從事企業自身的IT工作。企業要想在激烈的市場中立足,必須更加專注其核心業務,因此,外包服務以其有效減低成本、增強企業的核心競爭力等特性,成為越來越多企業采取的一項重要的IT措施。

  IT外包主要包括IT基礎運維外包和IT應用系統外包。IT基礎運維外包主要包括桌面運維外包、網絡運維外包、安全外包、服務臺、服務器及數據中心管理等領域。應用系統外包涵蓋了企業常用的ERP、CRM、財務管理系統、SCM、HRM、OA等系統的后期維護、升級服務和二次開發,是在IT外包的重中之重。就此,牛曉峰從風險安全、企業IT及外包伙伴能力、企業成本三個維度,就當前應用外包所面臨挑戰,詳細講述企業為什么需要應用外包:

  首先,面對短期而龐雜的客戶需求和有限的內部資源,企業沒有足夠的資源和服務能力,因此對企業IT能力的可信度和可用性是很大的挑戰。而外包伙伴具有足夠靈活性和充分資源的優勢,覆蓋行業廣,能進一步調整和減少企業成本,比企業新建團隊更省力、更具效率。

  其次,在面對越來越多的新興技術和內部、外部培訓高昂成本方面,隨著新媒體等越來越多的新興技術的興起,企業從短期性和長期性上考慮,都越來越需要新技能人才。同時在中國除了工資以外,其他費用如社保、差旅、培訓費都有非常高昂的成本,這給企業IT能力和外包伙伴能力帶來挑戰。

  第三,在新興市場的崛起與有限的國際視野方面,現在很多中國企業都想走出國外,但缺乏國際視野。對當地稅務、訂單流程、客戶習慣、業務體系都沒有充分弄清,在這種情況下希望在短期內部署IT系統,沒有很強的合作伙伴,單純依靠區域IT部門將是十分困難的事情,企業也將面臨巨大風險。相比而言,合格外包伙伴能通過其全球駕馭能力,調動更多資源,在世界各地擁有多技能交付中心人員,才能解決企業所急的問題。

  四,關注企業內部需求分析和自身管理能力,這是企業自身IT能力的真正專項,只有企業內部IT人員才是最了解企業內部需求和狀況,而作為外包合作伙伴是空降兵,對企業了解甚少,也不可能長時間待在企業內部,因此在這點上外包合作伙伴是減值的。

  五,對于企業希望快速獲取某些不熟悉的行業經驗或進入業務新領域。這些新領域和新行業,對于企業IT建設來說是吸取過程,對于外包供應商則是付出的過程。公司可以根據不同項目需求,實行與開發人員的多種合作模式,有效降低研發和項目成本,培養關鍵管理人才和能力。

  那么,面對企業應用外包真的如市場所愿嗎?據賽迪網發布的市場觀點認為:IT外包具有基礎業務的特性,企業及時在經濟不景氣的環境下也很難去壓縮這方面的開支,因此這些是企業信息化的基礎領域,需要持續投入。

  但是牛曉峰認為,危機中的企業會增加整體的IT外包,但在新環境下會進一步壓低價格。CIO基于企業自身不斷膨脹的需求和自身能力、成本壓力考慮會推進外包,需要更加強大的供應商協調管理能力。但居高不下的運維成本限制了其他方向的投資,影響ROI和戰略決策。

  企業外包不斷要求降低價格和提高運維效率帶該外包伙伴巨大的壓力和競爭,進而影響雙方長期合作,但是有限的預算決定CIO必須在成本和效益之間做出選擇。目前企業主要以成本導向的外包為主,而企業IT部門內部對于積極推進外包看法相對消極,更傾向于有效補充,組織戰略調整也會讓CIO必然權衡外包對于整體組織架構和價值鏈的影響。

  影響應用外包的發展和主要因素

  在牛曉峰看來,影響應用外包的發展和主要因素主要有信息安全、外包能力、成本對比三個方面。在信息安全方面,相比國內企業,歐美企業在信息安全的意識更強。在合作開始詢價甚至招標的時候就與合作伙伴簽署非披露協議,以保證外包系統的的信息不被對方合作伙伴或公司相關方所竊取,或僅被有授予權的用戶讀取,以確保外包過程中的信息安全。

  離岸交付條件的設定在信息安全中也非常重要,現在的離岸交付往往是在某地設立團隊,辦公室相對獨立,跟用戶有相關鏈接,但這些并不足以保證離岸外包的信息安全。另外,比較強健的IT架構是非常具有挑戰的,實現文檔分級管理和用戶身份管理,區分用戶到底是企業用戶還是外包用戶,并分配相應權限。"企業如果連自己員工都沒有管理好,那外包將無法有效管理。"牛曉峰這樣說。

  其次,在企業外包能力方面主要有兩部分,一個是企業自身能力,包括企業內部控制能力和自身管理能力。另一個是合作伙伴能力,包括外包伙伴能力、外包市場分析能力。當然,兩者外包能力兼顧的同時,還要充分考慮國家政策影響。

  第三是外包成本,對于很多國內企業來說,IT綜合成本在企業成本上難以直接體現,如果企業把整個應用產品全部外包,在成本透明度不清,又沒有精細的財務報表呈現狀況下,企業高管的正確決策將是很困難的。

  同時在現有成本分析方面,國內普遍面臨財務人員配備不足,綜合能力不全面的狀況。牛曉峰經常遇到很多項目需要跟律師談合同,發現很多財務、法務內容都并非IT相關能力而無法弄懂,每次要簽核很多合同,都消耗很多時間。因此IT財務管理和預算管理能力都會增加IT的成本,尤其是外包人員成本。

  應對外包的發展和多樣的形式

  從應用外包的發展來看,考慮成本和風險,收益與營收,牛曉峰認為應用外包具有七種形式:項目開發、人員外包、基礎運維、應用外包、合作開發、戰略伙伴、合資公司。

  項目開發是從開始針對項目需求找供應商來實施,人員外包進入公司維護系統,基礎運維包括云服務、網絡設備等基礎設施的外包。應用外包則是目前最為廣泛,占據著企業IT的較大投入,在維斯塔斯公司就把全球ERP/CRM等應用系統,都外包給相關外包公司實施開發。

  相比前四項是最常見的外包形式,后面三項是牛曉峰特別強調的重點,也是目前業內比較少的模式。在合作開發方面,其曾經工作過的發動機公司因為在發動機生產方面要求非常高,每臺發動機的版本因使用場合、適用范圍、參數、調試軟件都不同,生產邏輯等制造要求非常高,都是按需制造。加之該技術在國內也少有經驗者,很難找到合適人才,因此公司在生產執行系統MES方面,采用與印度塔塔公司(TCS)合作開發的方式外包,達到實現技術開發的目的。

  相比合作開發,更高一層的是戰略合作伙伴,需要來自合作雙方長遠的發展,基于雙方比較相近的愿景和價值觀,作為長期的戰略合作伙伴,這對于雙方的契合度有非常高要求。

  最后一種形式是合資公司,據牛曉峰介紹,在其曾經工作的公司跟KPIT公司在印度建立了合資公司,在應用運維、基礎運維、呼叫中心方面進行全球合作。合作的好處是不占用公司預算編制,公司以投資形式參與合資合作,但不占控股,只保持收益。他坦言這種工作模式開始不太習慣,但兩年后現在挺喜歡這種模式,雙方成為關聯公司,既避免以前要跟供應商盲目砍價,在管理層的融合度上也大大高于以前模式,同時在某種程度上更有說服力。

  談到如何選擇外包形式,牛曉峰認為,要根據公司需求不同,選擇不同外包公司進行不同的合作形式,從而有效降低風險,減少成本,同時保證效率。對于高速發展公司,特別在IT建設初期,以效益優先,可選擇比較快捷的外包形式;對于穩定發展、全球性公司,因為其龐大的管理成本、復雜的組織結構,成本控制成為必然,可考慮戰略伙伴、合作開發或合資公司。

  最后,牛曉峰強調說,應用外包不是簡單地選擇供應商談個合同而已,是對IT管理者的新挑戰,必須練好內功,深諳業務需求,全面扎實綜合的法律、財務、稅務及管理知識,才能真正實現外包目的。同時面對來自全球各地的外包項目組的成員,每個人都有不同定位和參與度,因此如何有效實現信息共享,團隊整合工作也是CIO們必須重視的問題。

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